Pasi keni zgjedhur një tender, fillon puna e koordinimit. Ekipi duhet të dijë cilin version dokumenti po përdor, çfarë duhet të sigurojë dhe kur duhet ta përfundojë. Një regjistër i përbashkët ju ndihmon ta mbani këtë proces të lexueshëm.
1. Nisni me burimin dhe numrin e referencës
Regjistroni numrin REF, autoritetin kontraktor, lidhjen zyrtare, objektin dhe lotin. Merrni afatin dhe orën nga njoftimi aktual. Ruani edhe datën kur e kontrolluat. Mos e përdorni kopjen e një njoftimi si provë që afati nuk ka ndryshuar.
2. Ndani vendimin për pjesëmarrje nga përgatitja
Kontrolloni kriteret e kualifikimit, kapacitetin teknik, mundësinë e furnizimit dhe kushtet ekonomike. Vendimi për të konkurruar merret nga kompania. Një listë detyrash nuk provon që i plotësoni kriteret.
3. Krijoni listën për këtë procedurë
Përdorni Dokumentet Standarde të Tenderit (DST) dhe kërkesat konkrete. Ndani dokumentet e kualifikimit, ofertën teknike dhe ofertën ekonomike. Formulari Përmbledhës i Vetëdeklarimit, sigurimi i ofertës, licencat, referencat ose mostrat shtohen vetëm kur janë të zbatueshme. Numrat e shtojcave ndryshojnë; mos kopjoni një listë universale.
4. Caktoni një përgjegjës dhe afat të brendshëm
Për çdo dokument vendosni kush e përgatit dhe kush e kontrollon. Përfshini furnitorët dhe partnerët e bashkimit të operatorëve ekonomikë kur është rasti. Afati i brendshëm duhet të lërë kohë për korrigjim përpara afatit zyrtar; sa kohë duhet, e vendos ekipi sipas dosjes.
5. Mbani versionin e duhur pranë ofertës
Përdorni një dosje të lidhur me procedurën dhe emra të qartë skedarësh. Dalloni draftin, versionin e kontrolluar dhe versionin për dorëzim. Ndryshimet e DST-së dhe sqarimet duhen rishikuar nga personi përgjegjës.
6. Kontrolloni gatishmërinë me një person
Përfundimi i detyrave është sinjal për kontroll final, jo certifikim. Kontrolloni plotësinë, nënshkrimet kur kërkohen, skedarët, ofertën ekonomike, lotet dhe afatin. Mos shënoni një dosje si të dorëzuar vetëm sepse është gati në mjetin tuaj të organizimit.
7. Dorëzoni në kanalin zyrtar dhe ruani konfirmimin
Personi i autorizuar dorëzon ofertën në SPE ose kanalin e përcaktuar në dokumentet e procedurës. Pastaj ruan konfirmimin zyrtar dhe përditëson manualisht statusin e brendshëm. HC Tender Control ndihmon organizimin e këtij procesi; nuk kryen dorëzim në emrin tuaj.
Manualet për operatorët ekonomikë — APP ↗
Dokumentet Standarde të Tenderit — APP ↗
Ky është udhëzues organizimi, jo këshillë ligjore. Kontrolloni dokumentet e procedurës dhe udhëzimet aktuale në burimin zyrtar.